管理者常常走路时，带着大公文包，公文包里放有与目前工作有关的书 籍以及为演讲和书写用的活页纸夹，如此随时可将想到的点子，记录在活页纸上，一旦有灵感，并可用在某个演讲上时，便将其记录下来并装订在演讲 用的文件夹上。若是与工作有关的，就装订在工作的文件夹上。
相关细节在以后再谈到。有关书籍的整理，全部都用 26 孔的装订夹，以 便于随时可卸下活页纸。
而好不容易记下的笔记，有时也常会搞丢，因此，在活页纸上做笔记， 可立刻装订在相关的活页纸装订夹上，如此才不会遗失，且方便以后查阅使 用。
也许有人说，走路时提着大公文包太辛苦了，若因公外出时，必会带着 相关书籍。每天上班时，也必定带在身上，而且，每天都避开jiāo通高峰时间，所以每天上车都有座位可坐，对管理者而言，通勤时间也是宝贵的工作时间。 在宴会等场合时，因公文包一律寄放在寄物处，而无法将注意到的事情马上记录下来，此时，则记录在杂记本上。管理者使用的杂记本既不是 B5 的， 也不是二十六孔活页纸。因此，在撕下杂记本上的资料后，就会将它固定在B5 的活页纸上，再装订成档案。 还可视需要，请秘书以文书处理机做记录。此种情况是将想到的点子文书化，但记住应将注意到的“点子”做成目录，以便查阅。
无论何时何地当某些灵感出现时，都应该立即记下，即使书写潦草也无 妨，但最低限度必须要能看得懂，而且，千万不要考虑重新写过，应保存原样加以整理，并统一笔记的规格就可以了。
12.如何活用电视新闻媒体 电视是属于速报性的，其特点在于较报纸的速度快。但管理者的工作不太需要早一秒知道新闻所以只偶尔看看电视新闻，或和工作、社会动向有所 相关的节目即可。
因工作时段之故不能看电视，所以为了要看节目，只好借助录像机。录 像机可在节目播放时间将节目录下以便有空时再看，就此点而言相当便利。
但是，类似铅字的必要信息，若没有详加阅读的话，就无法轻易获得，这点 较为不便。
例如，30 分钟的节目，看此节目就需花 30 分钟。当然，虽有快速播放 的功能，但因为没有声音，若要运用快速播放的功能，找出哪里是重要的信息，此点是相当困难的。因为需花费时间，所以采用电视做信息收集的频率 较低。
再者，电台节目的主流是音乐，所以几乎不利用收音机做信息收集。 如何靠着电脑通讯等新媒体来做信息收集呢？在美国，电脑通讯已经相当实用化了。例如，查阅判例时只要输入终端机“列出含有某类词句的范例”
的信息后，终端机立刻列出 100 件此类的范例，若再进一步询问时，则会出 现“符合的范例有 30 件”，然后它会归纳出这 30 件的资料。
但是，电脑通讯，很遗憾还不能如此操作，而且尚未有完备的资料和软 件。
当然，还是有某种程度的活用。 例如，美国现在对其生意有直接影响的人，也许会利用每天看夜间 CNN新闻来做信息收集，不过这必须花钱。也有人凭着证券公司的电脑通讯服务， 来获得股票价格信息。
对一般商人而言，有些信息虽尚未成为不可缺少的信息收集对象，然而， 若考虑今后社会一日千里的进步程度，对不擅长或讨厌收集新媒体、新信息的人而言，都是一项困扰。若使用方便，且能轻易地收集到信息，则应该鼓 励大家多加利用。
13.信息活用的重点：。收集有利于信息目的的知识……信息收集是具体的缩小主题和目的，以确实收集有利的信息……信息收集必须当机立断。报纸上的报导，先撕下复印，最后分类归档……虽说报纸、杂志的报导都是二手信息，但若为工作所需的，则其效用 就相当于第一手信息……一有灵感，当场写在笔记本上……记录书店、图书馆的营业时间以及服务内容，再予以有效的利用……为收集信息做笔记，应考虑做成文件夹。
短时获得必要信息的阅读术1.如何选择必要的书籍 每每在报上看到书籍广告，觉得“这本书似乎有用！”就会尽可能在当时取得这本书。这也就是说，信息收集的主题，若出现在某本书的封面上时，就会在出版时间内取得这本书。现今，虽有许多出版刊物，但一过了发行时 间，常常就绝版或缺货，因此，想购买也颇为费时。
但是，实际上当信息进入商务活用的阶段时，往往都是不够用的，所以 有时秘书会去书店或图书馆寻找和主题有关的书籍，或者是亲自去找。
在商务上所谓的必要信息，是以法律、税务等为中心。首先，先看书名。 有时也会出现书名和内容完全不相gān的情形，但在收集信息时，还是要先从 书名挑起。
另外，为了能在短时间内找到需要的书籍，故应先以书名找出书后，再 大致浏览前言和目录。如此一来，便可马上知道书名和内容是否一致，抑或是以书名来装腔作势。
以信息收集的观点来看，在取得一本书时，可分为下列几个阶段。 首先，选定好类别，再以报纸杂志上所看到的书籍广告为主，视需要与否决定购买。此时应向登录在记忆键盘中的书店询问，确认是否有此书，然 后再请秘书去买。但此步骤的实行是在得到某种程度的基本资料时。
第二，在实际的商务场合中，更需具备充分的资料。所以平时就应注意， 各出版社的出版目录和新刊物目录，并从中找出适合的书，然后确认书店是否留有库存，再去购买。
假若出版目录中找不到所要的书时，则可查阅书后的参考文献目录，必 能找到想要的书。若还找不到时，就应活用人的信息。也就是说，与熟悉这方面的人联系，请他们介绍相关书籍给你。万一这些方法都无法取得想要的 信息时，就应直接与大型书店联系，查询是否有库存。当然，为了节省时间，最好是请秘书做，但当秘书分不清哪类书才是你所需要的时，就非亲自出马 不可了。
此时，应先找出书名，再看前言和目录，来做选择。 参考文献目录中的书和资料，若在书店找不到时，则可向出版社、图书馆，或其它相关机构查询。
2.前言和目录是快速地从书中取得信息的窍门 选购书时，谁都会看书名、前言、目录。但是，一旦买了之后，就不再注意此书的前言和目录了。 合适的做法应是不仅在购买时，会特别重视前言和目录，即使买了之后，也会彻底活用前言和目录。 在前言中，作者会叙述是以何种观点来写此书的，且能使读者大致了解该书内容是前言和优点。总之，可借前言掌握主题以及作者的想法观点。 下一步骤则看目录，应从文章的结构和标题来了解些书的全貌以及作者的着力点是放在什么地方。 了解这些后，对自己而言，哪个部分重要，哪个部分不重要，就可一目了然了。 最近，速读颇为盛行，但从书的第一页浏览到最后一页是没有必要的。
重要的并非是如何快速地读完一本书，而是如何快速有效率地归纳出必要的 信息。此时前言和目录是非常有用的。