经营管理方略_[美]戴尔·卡耐基【完结】(156)

2019-03-10  作者|标签:[美]戴尔·卡耐基

  下面是一个四人小组调查消费者使用通讯器材情况的例子,管理者不妨 用“山根式工作进度管理表”(附表)来处理进度。

  通讯器材使用情况调查:(1)以讨论方式设定需要取得的资料样本;(2) 在左栏写上分类名称;(3)在最上栏填写工作人员姓名;(4)将要收集的资料名称记入栏内,这样就可决定每个人负责的类别,分类时要注意考虑个人的 知识和判断力;(5)在工作进行中,不断以记号区别进度,比如未完成者划(○)、已完成者划( )、已提出报告者划(●)等;(6)以不同记号记 录不同的工作类别,像(△)、(▲)、( )表示资料收集程度,(□)、( )、( )表示电话沟通情况等,都可以分别使用;(7)在每次例行会 议后,都要做好所有记号,再把会议记录输入电脑中。从管理表的横向看,可以检索调查内容是否充分;而从纵向来看,则可了解个人工作进度,督促 落后者迎头赶上。

  工作进度管理表范例:

  姓名分类各区 动态

  使用 者现状

  A B C D

  ●政府的专题采访

  □办公室女性使 用电话概况■主妇的电话生 活

  未来

  技术

  未来电 讯动态

  海外 动态

  ●光纤通信

  ●资料库 DATA 通信

  △jiāo换机■传真机多功能 电话

  ■美国的参与问 题

  ▲法国的迷你电 话

  ■费率

  ▲合同

  ○资本

  从前面的实例,大概可以得知:(1)从“使用者现状”和“海外动态”来 看,资料显然不足;(2)“使用者现状”仅使用电话采访,应考虑面对面的沟通方式,另外最好加入“商界使用现状”资料;(3)“海外现状”只有一个例 子绝对不够,一定要取得世界各国资料;(4)有关“未来电讯动态”部分,应考虑增加“行动电话”动向;(5)“未来技术”一 项,应该收集总论式的文章;(6)从工作人员的资料来看,B 的工作显然太轻松。要么让他分担别人的工作 量,要么就分派新的工作;(7)C 要完成的项目很多,可以把“传真机”的问题转给 B 解决,而在“未来电讯动态”项目上,应该把重点放在未来技术方 面;(8)D 应该转向收集综合性的资料,并担任其他人的后援。

  经过这样反复检索后,工作数量和质量一定能大大地提高。当然,工作 进度管理表不仅只应用在收集资料的工作上,而且也适用于其它行业。

  收集资料的工作规则收集资料时,即使是个人的工作,也应该有一套工作规则。一旦开始收 集,就会发现大量繁杂的、各式各样的和规格不一的资料有如cháo水般地四处涌现,尤其以小组形式进行工作时,到手的资料更是混淆不清。这时,工作 规则是能处理这种混乱状况的唯一工具。

  统一格式是制定工作规则的主要内容,在分工越来越细的现代工作中, 只有统一格式,才能同时发挥专业分工和综合表现这两种优势。一般地,统一格式可从下列四个方面着手:(1)统一内容规格 根据经验,内容规格的设定最好能用文字逐条描述和记录,空口说明的效力是会逐渐消失的,白纸黑字才能存证。就像前面提到的原宿竹下路调查 计划,一共动用 14 名兼职记者、10 名工作人员,回收样本 460 份。如果没有事先规定内容,可以想象有多紊乱。因此用问卷代替采访笔记,用固定规 格用纸代替一般回函来做资料管理。这个方法后来被日本电台采用,下面这个表格是他们采访新闻时的使用范例。

  日本电台采访表: 采访对象: 采访者:1.当你面对麦克风时,你眼中的采访者看起来感觉如何,请说明。

  2.当你面对麦克风时,觉得自己和平时有何不同,请具体说明。

  3.请说明个人第一次上广播节目的经验。

  4.请说明个人和广播接触的经过。

  5.请说明个人收听广播后的最大收获是什么。

  _________________________________________________________

  (2)统一用纸规格 任何资料收集工作到最后都要以纸面处理收场,处理资料的机会再多、再进步,没有纸面资料协助,还是很难进行处理。在 80 年代办公自动化热cháo 刚起的时候,很多人都宣告纸类将从此在办公室消失,自动化机器将取代纸类成为办公室的新宠儿。事实上,文字处理机和个人电脑果然成为新宠。但 这些机器吞吐的纸量,却如洪水一般淹没办公室。

  信息媒体之所以取代不了纸,是因为目前找不到任何替代品能像纸一 样,不拘形式、任意涂抹、方便检索、容易携带、价格便宜、着色便利,而且能迅速复制加工。纸的概念将永远存在,无法泯灭。但是纸资料不断增加, 无限量地堆积也不是办法,它非常容易造成混乱和làng费,所以在开始收集资料时,就要找出最容易整理的书面资料规格,把纸张用量压到最低。一般使 用的纸张规格不是 A,就是 B,学校的考卷是 B4,B4 的 1/2 是B5,是一般笔 记本的大小。办公室中使用的纸类尺寸大多为 A4,也有人用是 A4 两倍的 A3 纸,不过一般商用文字处理机和印表机的标准用纸还是A4.最让人困扰的是 政府机关送达的文件总比 A4 稍大,看起来像 B 型纸,但比较起来又比 B4 小; 在邮递时必须折两折,以 B5 纸处理,在保存B 型纸时也常要反折。根据经验, A4 纸已经足以应付书写资料用,如果读者够细心的话,应该会发现报纸的 1/4 和 A4 纸几乎大小一样。

  要混合处理 A、B 两型纸规格是很麻烦的,就算放在同一尺寸的档案夹或 书柜里,也会参差不齐,所以保存性的书面资料还是统一用 A 型纸比较容易处理。总之,开始工作前,一定要先决定用纸尺寸的统一,最理想的规格当 然是 A4,不过,还是要根依工作需要而定。无论如何,统一用纸规格一定要以提高工作效率为原则,不能反客为主。

  (3)统一机器制造资料的规格不管资料的形式有多少种,在进行收集时总要选用一种媒体来记录。“听 人讲话”也是一种方法,但是“脑”这种媒体的正确度和记录长度不但有限而且可疑,所以人们才发明文字笔记的方式;而最近几年打破传统文字媒体 形式的工具是电子信息记录媒体。最先成为电子信息记录机的明星分别是录音机、个人电脑、文字处理机、录像机等。虽然各种不同功能、机型的新记 录器陆续上场,但这些正在发展中的媒体还无法转换互用,在规格上更不统一,所以在开始收集资料时,也要选择电子媒体的规格。此外,因为各媒体 优劣各异、各有长处,所以一旦决定了某一种电子媒体,就要有一用到底的决心,不要在中途任意转换。譬如说现在有人用 VHS 尺寸的带子作取材工具, 也有人用 8cm 录像带记录资料,如果两者混用,在整体上会出现大的混乱。

  同样地,如果资料收集是由工作小组共同完成,那么大家使用不同的电 脑规格处理信息、存入碟片,以致最后转存资料库时,一定会发生极大困难。


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