因此，为了避免这种无谓的làng费，请制定一本“秘书手册”。其中归纳 出秘书的各类工作，以及应如何做。制定好此手册，对你来说，可省去教授上的麻烦和时间，此外对秘书而言，也能缩短向你询问工作方法的时间。
手册并非一开始就记载得非常完整，开始只须记载大致的工作和目前的 工作，而且每逢手册中未记载的失误时，再予以补充、附加应如何处理的内 容。
此“秘书手册”还包含了信息整理的内容。 例如，“报纸的复印法和装订法”以下则举出其程序及内容。
（1）新闻的选择 特定的新闻，若只看其复印本就能了解的话，则只需要填写其日期；若无法从复印本上来了解，就将其分为会计师、律师、翻译及其他等四大项目， 然后再加以细分。
（2）填写日期（3）剪报 秘书的工作就是用剪刀剪下所需的部分。
（4）复印的大小 大小以 B5 的纸为基准。
（5）复印的浓度 复印报纸时，浓度一大，就变得太黑，因此稍淡就可以了。
（6）穿孔（7）核对 有关复印穿孔后的资料，是否清楚，以及复印的状况是否得当，都jiāo由秘书确认。
（8）放进办公桌内的文件盒 核对后，若判断资料处理得当，就以别针将副本和正本固定，放入 主管的文件盒中。副本经主管核对，若有不当的部分，则按主管指示修改，然后 按前述做同样的处理。
（9）装订入文件夹中 副本经过主管核对的部分，按照第一项“新闻的选择”所列的项目，装订到暂时分类用的文件夹中。无法判别该区分到哪一项，也就是区分不明确， 或不属任何一项时，则装订在“未分类”的文件夹中。
秘书所做的分类工作，应定期核对其分类是否适当，纠正其不适当的分 类，且使其归位于适当的文件夹中，并将暂时分类用的文件资料，归入正规 的文件夹中。
（10）处理剪剩下来的部分 剪下认为必要的新闻后，所残留的碎纸屑，应放入纸袋中，然后jiāo给主管核对，核对是否有需要的新闻被剪掉。 以上是信息整理的一本手册。通常当秘书资料处理完后，重点部分，应再核对一次。
4.文件夹的规格要统一管理者办公室内，所用的文件夹一般都统一用 B5 的规格。统一用 B5 的最 大理由，是因为工作上的文件规格，与官方或其他行政单位，都是以法院地规格为主，所做的文件和提出的文件，也大都是 B5 的规格。
另还有一个理由是，从复印机的功能来看，使用 B5 开数的纸，较为方便。 若是 B5 尚有加倍开数的 B4，这开数大部分的复印机都能复印，但 A4开的倍 数是 A3，除非是大型的复印机，不然无法复印。并且，最近传真机愈来愈普 及，而其大部分的规格都是 B4 的，下一位机种才是A4.一般事务所备的都是 B4 的机种，所以，无论 B4 或 B5 在收发信上都比较方便。
在统一 B5 的规格后，若想将数十张的资料，改为 A4 的规格时，只需利用 复印机 ADF（自动送回原稿）中的定型放大功能，在一分钟内就可完成。复印机的缩小放大功能，因有 1%的弹性伸缩，所以不但可转变成 A4 规格，也可 转变成其他的规格。
而且，一般的周刊杂志也大多使用 B5 开数的纸，所以无须特别去复印， 只须抽下必要的页数，就可直接装订到文件夹上。
但必须注意的是，不能胡乱抽下来，这与报纸的作法不同。为什么要小 心“抽出”，那是因为若是撕得不好，就会缺漏周刊杂志的一部分报导且没有空白处来穿孔。周刊杂志由于都是中间缝合的，所以中央是钉书针（骑马 针）来加以固定的。抽下钉书针，周刊杂志就会散落，故应小心抽出所需报导再穿孔，而后装订到文件夹上。现在的周刊杂志，对商人而言，是信息的 重要来源。当然，也可以在复印后再装订，但即使不复印。规格若能统一，就比较不花时间。此点也是 B5 规格便利之处。
基于以上种种理由，所以办公室内大部分的文件，一般都统一用 B5 的规格。 但是，唯一不符合此规定的是“人事资料”，只有“人事资料”是使用B5 一半大的 B6 规格。
5. 资料应装订成一定规格的复印本 报纸的纸质不佳，剪报后更是难看。带huáng的铅字，不但不适合阅读，也容易变质，且在经过一段时间后就更惨；但若将其复印，再当做资料来运用， 可就方便多了。
复印的规格，统一使用 B5 规格，无论一份多小的报导，也可使用 B5 的纸 复印。或许有人会觉得làng费，但要知道，即使是一份小小的报导，也是一份 信息。
若是将好几个小报导，全印在一起，那在取出时就很不方便了。因此规 定一张纸只能印一份信息，空白处则用来记录或写标题都很方便。
再者，按信息的不同，其长度也不同，故报导的形状也呈现不规则，所 以可将长度较长的报导，直接剪下来。另外，有时 B5 的规格无法容纳全文时，则可省略照片，或稍做修剪后再复印。
即使如此，如果还是无法容纳得下时，就要分成若gān张来复印。例如， 将新闻分为两张来复印时，则在第一张标 1/2，第二张标 1/2.同样地，若是分为三张的话，在第一张标 1/3，第二张标 2/3，第三张标 2/3.如此一 来，只看到第一张，就立刻能知道此份报导共有几张。
对报纸一般不必缩小复印的，那是因为一旦缩小后，原本就很小的铅字， 就更不容易辨认了。所以，仅有比报纸的字大，缩小后仍可阅读的，才能按其需要活用缩小复印。
缩小和放大，是在活用复印时，最常使用的两个重要功能。 最好是还备有 ADF（自动送回原搞）的功能。所谓 ADF 的功能，就是即使有数十张的资料正本（原稿），只要调整开数的大小，一按开关，就会自 动送出所需开数的复印本。
此种功能是不可缺少的。原因是每复印一张，就打开一次盖子，改换另 一张正本，再按开关，此一手续相当麻烦。而且，必须要有一个人来操作。
因此，复印数十张，数百张时，就需要相当长的时间。
备有此项功能的复印机，虽比仅有缩小、放大功能的复印机价格较高些。 但是，从须花费数十分钟或更多的时间在复印工作上，这点来看，就会觉得虽然是贵了一点还是值是的。
为了缩短无谓时间的làng费，花多少钱都不算贵。因为缩短的时间，可挪 用夹做附加值更高的工作。
6.档案夹及标题要以颜色来区分 曾经去过某大报社的资料室。由于相关资料的整理只有专门的报社才有，所以对他们要如何去做资料整理，是非常重要的。 但是，他们将剪报贴在 B6 开数硬纸板上的这种作法并不jīng细。B6 和一般单行本的规格相同，是常用的资料规格 B5 的一半，这规格的确是很小。 但一般报社所收集的报导，大部分的 B6 硬纸板都容纳不下，多出来的部分，就将其折叠。也就是说将报导的一部分贴在硬纸板上，剩下来的部分就 折起来。所以，为看某项新闻报导，就必须一一地将它们打开才能看到。而且，如此开开折折几次后，没有贴在硬纸板的部分，就容易破损。并且，这些硬纸板并未归档，而是整理在橱柜中，使用时就须将必要项目的硬纸板一 一挑出，如此很可能会有资料遗失或顺序纷乱的现象出现。