许多人jiāo换名片后，就会直接归入名片档案里，但往后再看到这些名片时，常想不起来这名片是从哪来？对方是何许人？ 为了避免发生这种情况，所以在宴会或聚会结束后，就将当日收到的名片，写上日期以及由谁介绍认识的，这是名片处理的第一步骤。 为使会晤过的人，成为与自己常来往的朋友，当然，付出相对的努力是有必要的。宴会中碰过一次面的人，大都不会留有任何印象，这是很平常的 事。当有事请求对方，而仅凭一次会晤，就想请对方帮忙的话，是相当困难 的。
因此，要想请对方帮忙就必须事先确立彼此的依赖关系，而要确立此依 赖关系，就依赖是否能和对方建立起jiāo情。
在初次会面时，应仔细地听对方的兴趣或所关心的事，然后，由我们先 提供一些对方所想要的信息。
例如，某人谈到目前想写些东西，但是由于工作太忙，想自己写实际上 是不可能的。若听到这类的话，我们就会教他使用口述笔记专用的录音机。
不仅当场提供信息，过后，并可赠送对方附有照片的轻便录音机的使用 说明书的复印本，这不仅会得到对方的感谢，而且也能增进彼此感情。总之，展开提供信息的说明服务，并借此当场订定下次会面时间，但实际上我们并 非对每个人都提供此类服务。这种事后说明的服务，也就是人际关系的最佳开始，此为第二阶段。 所以，我们先由自己提供信息给对方，然后，在对方打来的致谢电话中，或是寄来的信件中，也会有“若有可效劳的地方，请告知”。 提供信息的目的，一方面是想得到对方的资料，另一方面也想让对方知道，我们目前所关切的事，及能够提供有关信息的人并不多等。因此，应先 提供对方消息，然后才能得到相对的回报，为了使一面之缘能延续下去，这 些是很重要的。
当然，并非全是我们先提供信息给对方，也有由我们先向对方拜托的时 候，但通过介绍人仅见过一面jiāo换名片，尚不能算是朋友，所以若直接拜托 对方是很冒昧的。
6.名片是人物信息档案的第一步骤 从见面到获得对方的信息，提供信息给对方是不可缺少的步骤。因此，整理出对方所需的相关信息是有必要的，这也是所做的人物信息档案。 一般人物信息档案，是将名片整理在名片簿中，然后再按其需要，从名片中挑出重要的，记入通讯录中。人物信息档案分名片、通讯录、人才录等 三项。有关此三项目，以下将依次做说明。
第一项所要谈的是名片整理： 以前曾经谈过，从和初次见面的人jiāo换名片，到与对方道别后，应尽可能地将自己对对方的了解，写进名片中。见面日期、见面地点、介绍人、见 面原因都一定要记录起来，若知道对方的籍贯、毕业学校、毕业年度、对方所关心的事、对方的特征，最好也能记录下来。立刻写下对方的资料，以后 才有与对方进一步jiāo往的可能。并且，这也是以后登记在人才录的重要资料。
以下是名片的整理。通常使用的名片簿，是半边透明活页的硬纸板。而 一般公司中常使用的，多半是长方形的名片簿，一页只能放进三张名片，并且不是活页式，所以整理后，再插入其他名片时就非常不方便了。 名片簿通常都会遮住名片反面，但是因为有些名片反面，都记录了此人的相关资料，所以绝不能把反面遮住。乍看之下，或许会觉得很不经济，但 是考虑到正反面都使用得到，这点就会觉得划算了。
名片簿只是放着不用，是没有任何意义的。为了整理名片，做目录本是 必要的。许多人整理名片，是按照认识的先后顺序或英文 26 个字母顺序排列的，但是仅仅只有一面之jiāo的人，彼此都容易忘记对方的姓名，以后查阅起 来，不仅费时间也很可能找不到。
因此，这些名片是按项目、类别来整理的。大项目分为金融机构、委托 诉讼或辩护人、朋友、大众传播界人士、合作人等，更细的项目则分为各家公司或俱乐部的名片，以便往后即使想不出对方的名字时，也能按照此人的 关系类别，立刻找出对方的名片。
通常整理在名片簿上的名片，并非是所有的名片。例如，经常有许多推 销员到办公室来推销东西，而这些推销员的名片，你就直接丢掉即可。这也就是说，按照目的意识来做取舍。
7.通讯录则是按卡片分类的整理法 第二步骤则是通讯录。这也是利用活页式的硬纸板，并且为了考虑插换的可能，所以使用的是卡片式。即从jiāo换过名片的人中，挑出必要的名片， 转记在通讯录上。
很多人都使用合订式通讯录，但一旦容纳不下时，就必须重新再写一次 新目录。
而且，一般的通讯录，通常都是将字母分为几个部分，并且每个字母的 页数是一定的。而平常使用的姓名开头的第一个字母，很快就会容纳不下，而相反的较少使用的字母，空白处就永远填不满。
以活页式而言，按照需要，即使增加或减少均无妨。 而且，这些通讯录，是使用一人一张的卡片方式。此卡片是采用名片的规格，并且各自记入姓名、住址、公司地址、电话号码。而一般的通讯录， 每个人的空间却很窄，使用起来很不方便，同时也无法写入住户和工作单位 的住址。
而卡片式的另一个优点是能随意插换。此卡片共有五行，以下是各行的 使用项目。第一行是记下此人的邮递区号、住址、电话号码，第二行是记下工作单位的邮递区号、住址、电话号码、传真机号码，第三行记的是公司名 称、所属的工作单位、职务，第四行是备注栏，第五行则是此人的姓名。
姓名列在最下一行，是为了插入卡片后，只能看见姓名部分。在查阅时， 只须看姓名可方便查阅，而你只要掀开姓名部分，就能看到此人的其他资料。
在寄出贺年卡时，若想做一份最新姓名录，只要直接印通讯录，便能做好姓名录了。
8.人才录是人物情报的核心 第三步骤是人物情报核心“人才录”。
通讯录，仅是完整地记入对方的通讯处，大致上有工作单位、所属部门 和职称。但至于此人jīng通的是何类信息，家庭概况或近况都未记载。单凭通讯录，脑海中无法清晰地浮现此人的长相。
而当我们想获得某情报时，却不知该去询问谁，那就没什么效率可言了。 但若能有效地活用信息，能够立即检索出所需信息的来源。而为达到此一目的，下一番功夫来做人才录是有必要的。
“人才录”这个名词，在辞典中没有，是我们自己创造出来的名词。其 含意是人就是宝贵财源，所以称为人才录。
人才录是将住址目录做更集中的登记。总之，顺序是名片簿、通讯录、 人才录，且范围愈来愈集中。相对地，人才录应称得上是jiāo际网的核心，且 是庞大的财产。
人才录所使用的是 B6 规格的卡片纸。卡片纸原本是运用于科学实验统 计，或读书时的卡片。
市面上也有整理个人信息的专用卡片，但有些卡片，比一般人信息的卡 片更薄，一份档案就能整理许多的卡片，容量大、格数多才能达到使用目的。