直接将资料贴在硬纸板上，由于不易随意取用，反而造成活用资料的阻 碍。同样地，将复印资料以浆糊、胶带直接粘贴在剪贴簿上，剪贴簿因而加厚，最后，整本本子反而凹凹凸凸，使用时也十分不便。
有关归档处理，若遇到小篇幅的资料，仍以一份视之，在其空白部分， 写上分类标题，有助于归档整理。若以三份资料作成一份时，则各以 1/3 版面作安排，或利用空白处，注明分类标题，如此在查阅时，便能立刻了解大 意。
总之，使用复印、活页式整理归档，是目前最理想的整理资料的方法。
5.以大、中、小项目作分类时，一定预留“备注”部分 资料的分类法中，首先不得不特别qiáng调：分类方法无须墨守成规，应以自我需求为标准，才是正确的作法。当然，着手分类时常会遇到令人伤脑筋的困难，所以，初步分类只要遵守概略性大原则即可。一般商业人士则分“政 治”、“经济”、“外jiāo”、“社会”等类别就足够了。
先有一个大纲，再对已收集的资料进行分类。但是各类资料与日俱增， 仅以大原则来分类的方式无法完全适应实际需求。因此，就得开始考虑以较细密的中级原则为分类标准。以个人为例，在“会计师”这一类中，又分“一 般税务”、“国际税务”、“新制商务税则”等中级项目：“律师”的范围内，也以“企业并购”、“著作权”、“企业立案”等中级原则为分类标准。
设计“中级原则”的重点是——切勿贪心急躁。所收集的信息还很少时， 就将资料按照中级原则分类，而不加以集中起来，如此反而因分类过密而使资料分散，造成使用不便的麻烦。为了不使这种情况重复发生，在筹划分类 前，先以“备注”预留空间，如此，当“备注”的份量增加到某一点时，再依据其内容重新设计新项目，应是最切合实际的作法。
随着中级原则的内容不断增加，到某一份量时，再细分小项目，例如：“一般税务”中，又可分为“资产税”、“统计资料”、“变更登记”等小 项目。这时，再将偏离分类原则的部分，以“备注”来处理。
如此一来，按标题划分的剪报不断地整理归档，便无须一一翻阅已归档 的资料，按照原始分类，就可以立即检索到各项目类别中的卡片。为了应付突如其来的变化，可以采用铅笔注写标题。这样的话，即使内容必须再细分 为三部分时，也可将先前的标题擦掉，仍用原有的卡片再写上新标题就可以 了。
无论大项目、中项目、小项目，“备注”部分是绝不能疏漏的。因为即 使按照个人的需求自的，也可用备注来应付临时突发情况。而且，若在中级原则已足够，没有必要再细分小项目时，“备注”更可加以活用。
6.周刊杂志按照原貌入档处理 杂志是将新闻以专题介绍为主要的报导方式，尤其是周刊类的杂志。除周刊外，各书摊间更充斥着各式各样不以新闻为报导内容，而以“内幕消息” 为主题的杂志。若与报纸相比较，这些杂志的确可提供一些惊人的消息。因此，在商业界内有不少人忙于收集这类的杂志。
前面提到的剪报，一律采取 B5 统一格式。而 B5 规格，对杂志资料是最适 合不过了。目前，最受商业人士欢迎的应是周刊杂志，而这类杂志的规格正 好是B5.因此，可一律将杂志中所刊资料直接整理入档，无须复印。这实在 省事又方便。
但是，将其原封不动直接归档时，必须注意，勿将资料毁损。若资料残 缺或者全无空白处以供装订时，则会造成不能装订入档的缺点。
为了预防缺失，可以利用周刊杂志的装订方式，使所得资料不致受损或 不能装订。大家都知道，目前的周刊杂志全部采用“长钉横式装订法”，只要翻开杂志至中间部分，这中间部分正好是长钉的折曲位置。当看到周刊杂 志中有重要的报导时，就拔起长钉，如此，杂志立即散开，即可完整地拿到所要的资料，甚至可直接在纸上打dòng，然后入档。
将散开的杂志封面，连同重要资料一起装订入档。在成册的杂志资料中， 可以看到各杂志的出版时间及主要报导标题，这也成为一项重要资料，在查询时很方便。由于加上封面等于多了一层保护，资料就更不易受损了。
除了周刊杂志，像《财富》、《幸福》等综合月刊，或是颇受欢迎的《读 者文摘》、《商业周刊》等都是适合商业人士阅读的专门杂志。这一类杂志若合乎 B5 规格的就可原封不动保存，若非 B5 规格，就一律复印，再打dòng入档。 月刊性综合杂志中，若一本中只有一小部分资料合乎需求，即使大小不 是B5 规格，也要耐心地按部就班，复印存放。由于这类报导符合需求，所以即使再多，对日后都必有帮助。此外，还要注意只要收集需求的部分，剩余 的部分则一律舍弃，才是整理的方法。
7.从各类书中复印重要信息，收集成适合自己的信息书刊 卡文先生因执笔写书为杂志社撰稿，每个月都须写相当数量的文字。其写作来源，正是每日收集、整理的各类资料，有些从各类成册资料中，挑出 适合执笔的标题，所需要的部分也以复印收集成册，有别于原始的成册资料。
当这本新资料册完成时，卡文先生所要的大概也完成 80%左右了，其余的， 就是所学多少的表现了。
在企业公司中，常常需要提出企划案或报告书，碰上这项任务，不知让 多少人伤透脑筋、绞尽脑汁，想法子好好表现一番。这时候，最大的资料来源，就是日积月累所得的成绩。懂得把握时机，发挥资料的效用，对收集资 料者而言，便算是已拟好 80%的腹稿了。
此时，手边资料便派上用场了，而且由于入档以活页式处理，便可在遇 到适用的资料时立即取出，甚至把不同项目的资料页一起抽出，同时参考，非常理想。这就是资料收集充分活用的方式之一。
当你要写一些法律的评论文章时，该如何使用现有的书籍作参考呢？当 然，不可能将每本法律专业书籍都再阅读一遍，时间有限，那又是如何进行 的呢？
通常，先列举出大纲，再按照所需的相关资料，预先在各书中作记号， 以 A、B、C 的顺序记下，再予以复印，同样地也依序再整理成册。因而在写作时，依照所列的大纲、段落，着手使用资料，再加上自己的专业知识和经 验，就能很迅速且正确地完成写稿工作了。
设计企划案的人，更需参考众多的书籍。若采用这种整理方法，制成一 本自己的资料专册，即使再复杂、棘手的企划案，也能迅速完成。
有效而充实的信息，实在是一位好帮手。
8.收集过期杂志，务必作目录或索引 把杂志能作成资料的部分，以复印或原始资料的方式保留，其余部份大都丢弃。但是，像《法制时报》这类法律专业杂志，对专业人士有着极大的 价值，必须完全收集。
这本《法制时报》，自创刊以来已出刊了一千多期。这么庞大的数量， 绝不可能每本都当座右铭似地充分使用。也因数量过多，利用机会更少，更不可能对哪一期刊载哪一类法律判例完全牢记在心。为了弥补以上缺陷，要 设计“索引号”。