（6）磁碟片的当机避免法 比起音响或录像机的卡带，磁碟片显然更能够在极短时间内立即保存或消除资料，这表示磁碟片具有相当大的危险性。很多人都曾经有过这样的经 验：辛苦输入的资料，往往因一时的操作错误，在瞬间就化为乌有！既然使用电脑这种资料机器，就无法摆脱风险，那么何不让机器随时有一套补救的 系统存在呢？
1987 年上市的美国苹果牌电脑附加了一种具有自动保存机能的新型软 件程式 Hipa.card.这种机器虽然促进套装软件的增加，但并不表示能解决所有可能发生的错误。只要随着电脑或文字处理机的硬式磁碟不断普及，资 料被消失的风险就会跟着持续增加。以 mackintosh 为例，1984年上市的第 一代 3.5 英寸磁碟片容量仅有 400KB，到了 1987 年，它的硬式磁碟容量竟高 达 20MB，足足比三年前进步了 50倍。而随着硬式磁碟种类的增加，20MB 的 价格在 1987 年底滑落至几万元左右，就连个人购买 100MB 的硬式磁碟都已不再是新鲜事，但这些容量足以媲美 250 张磁碟片的超级记忆体，一旦稍有差 错，其所造成的损失恐怕难以想象。
尽管目前市面上出现不少预防资料消失的机器，或足以使消失的资料再 起死回生的软件，但硬式磁碟毕竟也是一种磁性记录媒体，它仍然会遭遇到一些软件所无法抵挡的意外事故。例如大地震或搬运过程中的jiāo通事故，都 有可能导致硬式磁碟的故障或损毁。一定要注意：信息化公司应该了解，大型系统所承担的风险，小型系统也一样会发生。 于是，备存成了最重要的观念。即使当资料已经发展到电子化时代，备存行为仍被一般人所忽视，事实上，备存即是复制，复制即是将资料提供给 多数人共有，例如以多数人为对象的印刷，以少数人为对象的复印。人们习惯于这样的复制文化，却不习惯危机管理的复制——备存文化，因此才会导 致资料的动辄流失。所以，所有的资料机器一开始就应该具备大范围的自动备存系统，每个人对自己的工作体系，也应该具备备存的观念及技术。电子 资料整理最基本的工作是：请认真地继续复制磁碟片。 当你利用文字处理机和电脑输入资料时，必须另外准备复制用的磁碟片，即使你使用的是一般套装软件，也要将原版先复制一份，然后使用复制 版作业，原版则备为意外状况发生时，依旧能保存原有资料。
在输入文件或资料的作业过程中，仍不要忘了进行磁碟片的备存工作， 最好是每隔 1 小时备存一次，以避免意外事故发生时，làng费时间。其实，每 隔 15分钟备存一次是最理想的做法，如果机器没有自动备存机能，那么装一 个定时器在机器上，随时提醒自己，也是一种变通方式。当一天的工作完成时，再将所有磁碟片内容全部拷贝在备用磁碟片上。大容量的硬式磁碟也是 一样。
在输入资料的过程中同时进行备存的工作，等到作业终了，再将资料拷 贝于软式磁片上。一张 20MB 的硬式磁碟，大概需要 20 几张 3.5 英寸软式磁片，因此使用硬式磁碟前，就应该先把软式磁片购齐。当然，硬式磁碟的备 存工作是相当耗时的。最近市面上广为流行的 50MB 及 100MB 硬式磁碟，绝大多数都有自动备存的软件，而专门供备存用的软件程式也有销售，只是再投 资大量的资金，倒不如将每日的备存工作，列为例行作业的一部分。除此之外，磁碟片的保存必须依其主题名称分类归档，以便于日后的整理、查询。
（7）异型机种间的资料互换术 使用电子资料最令人困扰的莫过于异型机种间的资料互换工作。以软式磁碟为例，它的规格包括 8 英寸、5 英寸、3.5 英寸及 2 英寸数种，它的资料 密度也从 IS（单面单密度）到2HD（双面高密度）等不一，再加上厂牌机种的不同，记录方法各异，彼此之间很难达到完全互换的效果。 不过，以个人的工作范围来说，有三种方法可以弥补资料互换性的不足：A 购买新机种时，选择可以和过去机种互换资料的机器。B 将异型机种的资料 转换成自己机种可以阅读的方式。C 选择以标准规格系统来保存资料的机种。关于第一点，必须特别注意的是，即使是同一家厂商，有时刚出厂的新 机种也无法阅读旧机种的资料。例如第一代文字处理机所保存的资料，现在的机种就没有办法阅读。关于第二点有三种方法可行：a.利用资料转换服务 中心转换资料。目前有一种服务公司专门将无法互换的资料转成你所希望的机种或磁碟片型式。b.购买资料互换电脑或互换软件，自行变换。不过这种 方法需投资数万至数十万元的费用。c.使用电脑或文字处理机里的通信机能予以转换。对文字资料来说，是最简单的方法，但必须在电脑或文字处理机 附有通信机能的前提下方可进行。
基本上，电脑或文字处理机的通信机能可以阅读规格统一的文字资料， 即使机种互异，彼此也能自由jiāo换资料。通信机能互换资料的方式有两种，一种是利用电子传送法，将 A 机的文件经电话输入电脑网络中，再以电子传 送方式转入 B 机里；另一种方式则是将 A 机与 B 机直接连结于通信用的jiāo叉通信电缆，利用两机种的通信软件来处理文件。通信机能所能互换的资料， 并不只限于单纯的文字资料，因此它对异型机种的资料互换贡献，已使它成为普遍受欢迎的划时代产品。至于通信机能的装置方法，则可请教制造商或 代理商。
至于选择标准规格的系统，只是由于它的共同性，有助于各种机器的资 料互换工作。今后若是想购买文字处理机，不要忘了选择可以阅读标准规格系统资料的机种。尽管文字处理机的操作性能较差，但是由于它能互换新旧 机种间的资料，所以，不妨考虑购买一台价格最便宜、且具有通信机能的手提式文字处理机，作为你个人的资料互换机。
5.“电子资料整理”注意事项 电子资料整理应注意八点：（1）电子资料的整理是将看不到的保存资料加以整理，使之能一目了然；（2）注意资料规格的统一，并事先加以整理、保存， 以便能随时调出必要的资料；（3）录音带的使用尽量维持“一个主题一卷卡带”的理想状况；（4）当录音带内容的重复使用机会不多时，在短期的保存之 后，应重新利用，以避免卡带泛滥成灾；（5）有必要保存的录音带，贴上与主题相同的索引后，放入档案袋中；（6）在录像带上加注时间数据，以便清楚了 解每段画面的所在位置；（7）磁碟片的整理最好维持一个主题的磁碟片一个档案袋；（8）磁碟片或硬式磁碟的资料必须备存起来。
照片资料整理技巧再也没有比整理照片更麻烦的事。在照片吃香的年代，每个人都小心翼 翼地将照片粘贴于相册上；当傻瓜相机的时代来临时，冲印已经普及，这时胶卷和相册堆积如山，反而成了人们最头痛的问题。幸好照片具备了其他媒 介所无法替代的功能，以致于未遭淘汰的命运。
照片主要有五项功能：（1）捕捉瞬间的美；（2）弥补模糊不清的记忆；（3） 一张照片足以传达比一百句话更多的信息；（4）记录鲜明的映像；（5）能使用于印刷媒体上。在资料工作上，照片相当重要，尤其对报纸、杂志媒体来说， 照片的存在不容忽视。