袋式档案的制法非常简单：（1）准备定好尺寸的信封袋；（2）在正面左方 画上目录栏；（3）为方便使用角钢书架，将反面袋口切去 2 厘米，这样就有较大空间，不会折损档案角。
采用“角型 2 号”信封是为了统一 A4 规格，很多学校、机关都采用 B 类 纸，当然也可以利用其它型号的信封。另外很多平面设计者通常使用大尺寸的用纸，一样能选用较大尺寸的纸袋。不过，一旦确定了袋式系统尺寸，就 要坚持下去，不能随意更改。
所谓的系统化，就是统一规格。不论 A4、B4 或其它尺寸，整理资料重要 的不是何种尺寸，而是统一规格。至于书籍目录栏，只要准备尺、铅笔、圆珠笔和一把美工刀即可。
10.将目录栏做成纸样做袋式档案固然容易，但一次要做 100 个以上，还是要花点时间的。于 是可以把目录的标准模式做成一个纸样。
11.袋式档案使用规则 袋式档案系统的使用法因人而异，但其基本规则有四项：（1）不能随意变更自己使用的规格。在决定规格前，要考虑大多数人的需要，选定后即不能 改变；（2）目录栏一定要划在同一位置；（3）保管时绝对要按照选定的次序；（4）袋式档案不是工作结束后才用的，而是整理资料的方法。 如果混用不同的档案规格，则将无法统一档案排列，资料柜的大小也不能统一，同样性质的信息可能分散在不同档案中，在检索时将无法一次取出。
划目录栏时为了方便检索，一定要划在同一位置。
12.袋式档案的使用方法 袋式档案有九种使用方法：（1）制作与携带。预先制好几个袋式档案，放在书桌和公文包内备用；（2）随时开始工作。开始一项新工作或有了需要保管的资料时，立刻使用档案袋；（3）写明目录。依袋内所存放的资料内容，在袋 面的目录栏上填写清楚。如果用拼音符号做分类，则在目录栏的头三格记下头一个字的拼音。写目录时，要用较粗、较鲜亮的笔书写；（4）把资料装进袋 里，记清资料出处。不过要注意一点，检查一下资料上是否都已注明资料的出处。资料出处包括发生日期和资料源，这可以帮助解决资料排序的问题， 同时将来在引用资料时，也要注明资料源，免去使用权上的麻烦；（5）统一文件规格。A4、A5 型的资料可完全存放在袋中，而 A3、A4 型的文件则必须折叠 后再放入。有些人不愿意折重要的文件，但考虑到存放时的不便，还是忍痛折叠为好。此外，有许多印成只有 A4 尺寸的 1/3 大的小册子，如果整本放入 袋中实在太占空间，只好撕开，把必要的部分留下来；（6）收录追加的资料。
收集资料中，常会发现和原有资料档案相同的文件，如果袋子已经装满，只 好再填写一个袋子，放在原资料档案后再编号即可；（7）工作结束后，将原来使用的袋内资料重新检查一遍，舍弃不需要者，然后根据原排列顺序上架；（8）再利用和整理。每次取出档案使用时，都要顺手整理一下袋内的资料，不 要的一定要丢掉，这样才不会造成资料泛滥；（9）总整理。资料和饮食一样，如果放任不管就会落入无限膨胀的地步。因此每隔一段时间要整理一下档案 柜，丢掉不需要的项目。像改用其它档案架、改变书桌方位、大清扫时都是整理档案的好机会。
13.设定目录的原则 好不容易保存起来的资料，如果不能迅速找出来使用，则完全没有意义。
因此在设计整理系统时，一定要注意这个问题，而其中的关键是目录的设定 方式。
设定目录的基本原则应该是：首先出现于脑中的字眼，就是目录的主要 关键字。
每个人的思考方式都不同，但各有各的“固定思路”，都有自己的一套 逻辑方式，在处理袋式档案的目录时，就要考虑这种逻辑。利用这种浮现的语言作目录有一个好处：等自己想再找这个档案时，一定会想到这个字眼； 设定目录时要不断地尝试，直到找到自己的逻辑方式为止。
14.用个人电脑检索目录完全以记忆关键字来找资料档案，500 个已是极限，500 个到 1000 个是 记忆模糊阶段，而 2000个以上，脑子根本就不管用了。如果档案数已经发展 到这个阶段，不妨使用个人档案来处理目录，然后再找档案。
通常在设定档案目录时，不妨再依档案内容设定第二个档案，把关键字 写在纸上，输入个人电脑时会方便许多。即使现在没有把目录输入电脑的打算，也不妨做这样的准备，将来也许会用得上。如果袋式档案数目少，还用 不到个人电脑的卡式档案时，利用文字处理机同样可以达到目的。
15.使用“袋式档案系统”注意事项 正确使用“袋式档案系统”应注意七个事项：（1）袋式档案系统以“角型2 号”信封做道具，主要用来处理纸资料；（2）袋式档案系统既便宜又简单， 容易执行，是懒人最佳整理术；（3）袋式档案系统可以瞬间统一文件、笔记、照片、书信等资料的规格；（4）袋式档案系统在整理资料的同时也能发挥管理 功能，多项工作同时进行时可预防混乱；（5）袋式档案的目录是利用个人的思考逻辑制成的；（6）资料整理最好以字母为排序原则；（7）为了提高袋式档案 的工作效率，每次使用档案时，要有勇气舍弃不需要的资料。
文件资料整理技巧80 年代初期，世界突然出现一个新名词——“办公室自动化”，自此震 撼商界。在一般人的观念中，“自动化”是指工厂合理化、效率化，现在把这个名词用到商业部门，才创出“OA”的名词，但到底“OA”是什么？要做 到什么地步？却至今无人能确切地解释。
在许多争议中最引人注目的是“纸”的地位问题。有人认为，经过办公 自动化后，所有的商业文书都会被电脑和文字处理机取代，“纸”将在办公室中消失。多年来的事实证明，这个理论仍只是一个理论，并未在生活中实 现。电脑和文字处理机初期的技术并不成熟，操作性和携带性都很差，因此一直不能取代纸的地位；直到 90 年代的今天，情况也未见改观，纸的消耗量 反而因为 OA 机器的大量使用而与日俱增。在 OA 机器上做成的文件，并不能拿在手里反复翻阅，结果大多数的人总会说：先印出来看看吧！结果只有更 增加纸的用量。从以前到现在，资料整理的最大课题都是：控制泛滥的纸资 料。
1.整理文件的基本观念（1）当机立断的勇气 各式各样的文件资料、电话留言、企划表、进度书、复印本、备忘录等，正一步步淹没管理者的工作环境。在信息泛滥的时代，任何文件都要经过两 种选择：a.是否有保存整理的必要；b.是否应该舍弃。考虑这两点后，就要马上决定处理。
取舍的时效非常重要，很多人都觉得无所谓，可以待会儿再做，但一旦 有了下次、明天、月底的念头后，人就不会处理它了；永远不要存着“暂时保留”的想法，现在不处理，以后每过一天，处理的功夫就得增加一倍。一 定要记住：要保持整洁的工作生理环境，就得想法成为“当机立断”主义者，绝不能躺在文件垃圾山上。