经营管理方略_[美]戴尔·卡耐基【完结】(146)

2019-03-10  作者|标签:[美]戴尔·卡耐基

  无论是谁,都是处在这种一边需要处理突然介入的事情,而一边又得做自己 的工作的情况中。突然介入不只是自己的困扰,而是大家都有的问题,有能力的人,便能够将书本的业务和突然介入的事务妥善处理。

  究竟应该怎么做才能够处理呢?现有两个有效的方法:第一,将突然介 入的事纳入计划,当作原来工作的一部分,每天预留一到三小时,以备不测之需。每天大约有很多的突然介入事件发生。不过,由于工作的性质各有不 同,突然介入的份量也会改变。例如,一般营业部门的突然介入量,会比领导部门多。总之,个人对于自己工作上的突然介入事件的度,必须加以把握。 有些人在制订计划时,将突然介入的事设定为零,这样的计划可说是对现实认识不清,订了这么一个计划,一旦突然介入的事件发生时,就无法妥 善处理,反而拖延了原本预定的工作开展。第二个方法是,采用安全系数,在制订计划时,也附带考虑缓冲时间。因此,订立计划,要以在原定时间内 完成工作为前提,再进一步地假设某种程度的中间介入,以及时间上的拖延。

  对一个正确的计划,附加若gān的安全系数是必需的。至于安全系数的标准, 大致可分为下列三点:(1)需要花一天功夫来完成的工作,必须加上半天的缓冲时间。(2)需要花一个星期才能完成的工作,则需加上一天的缓冲时间。(3) 需要一个月才能完成的工作,则需加上一个星期的缓冲时间。如果能够利用这个方法,即使碰到各式各样的突然介入事件,也不会影响工作的流程。工 作便会如原订计划按时完成了。

  此外,还有一种“隐形的杀手锏”。如果照着前述的方法来行动,却仍 然赶不上计划进度时,就得“加班”了。在计划阶段,不可以一味地依赖加班。而应该将它当作是“最后的杀手锏”,非到不得已,绝不轻易使用。

  使工作流程更顺畅为了让工作的流程顺畅,做好前置作业和后续工作的联系,是不可欠缺 的条件。公司的工作,几乎没有一件是完全独立的。管理者的工作,是前置作业和后置工作两方面的结合。若非如此,工作的流程就不会顺畅了。

  如果举生产线的例子,就可以很明确地明白这种流程了。例如,汽车的 生产流程。一部汽车的完成需经过车体→涂装→组合三阶段。以涂装线来说,车体是前置作业,而组合就是后续工作。至于领导工作,就不像营业工作, 有那么明确的单方向流程。不过,若以一项工作来看,在这其中,仍然有前置作业和后续工作的区别。不过,在意义上跟营业工作稍微不同。

  例如,营业部委托企管部检查“营业事务的 OA 化”。此时的工作,就出 现了营业部→系统部→营业部这样的流程。和营业工作比较起来,企管部门可说具有中间桥梁的性质。

  如果已经知道自己的工作究竟处于何种位置,接下来就应该用心地接触 一下前置作业和后续工作。但如果漫无目的地发生什么处理什么,依旧是没有任何效果的。所以,平时必须在信息jiāo换等事情上努力,以密切联系。

  巧妙地与前置作业联系的方法,有以下四点:(1)明白前置作业的方针、 想法;(2)大致了解他们的业务流程、业务内容;(3)对于新的动向,尤其是会对自己的工作产生影响的信息,必须掌握;(4)将自己希望的事项、要求、 特殊事项等传达给对方。

  以上任何一点,都是相当重要的。因为,前置作业的方针、业务内容和 工作进度等,对后续作业将有决定性的制约作用。若是前置作业出了问题,事后再来抗议,也无济于事了。为了不被对方的步调所左右,就得取得先机。 因此,平常和前置作业部门要取得充分的协调。必须事先让对方知道管理者自身的希望,好让对方将管理者的希望,计入他们的工作中。同样地,对后 续工作也应该采取四种方法:(1)事先通知对方,让对方知道自己部门的方针、想法等;(2)把握住对方接受的态度和准备情况;(3)充分地接纳对方的 意见以及要求,反映在工作上;(4)详细说明业务的流程以及内容,今后便能获得对方部属的理解及帮助。

  不管自己的部门进行得如何顺利,但若在后续工作上发生纠纷、困难, 也会导致前功尽弃。继承、发展自己的工作,就是后续工作。他们的失败会反映在结局和前置作业上。以前置作业的立场,它必须提供充分的信息给后 续作业,让它有万全的接受准备,能够继续顺利地将工作开展下去。这种努力是管理者必须做到的。因此,顺利地将球jiāo到他的手上,是必要的。

  最大限度地开发“横的时间”

  时间可分为“纵的时间”和“横的时间”。所谓“纵的时间”,就是从 过去到现在、未来,像单行道一般地流通的时间;而另一方面,在相同的时刻里向世界各地扩展、充满在世界中的时间就是“横的时间”。

  “横的时间”,拥有qiáng大的扩张力,从管理者的周围一直到遥远的彼方, 都充满这种时间。因此,如果管理者能够将时间向横的方向推展,那么,被限制的时间便会大幅度地扩张开来,因此,也就可以开发时间了。这种方法, 不妨称之为“横的开发时间法”。现在,分为三点来说明这种专门技术:第一点是积极地向不同的世界挑战。不同的世界并不限于外国,像自己 不知道或不曾去过的场所,都算是不同的世界。不同的世界也不只限于场所,诸如性质完全不同的工作,行业完全不相关的人,未曾读过的书,未曾做过 的游戏,第一次尝到的菜肴??等等。这些无论哪一件事,都是不同的世界。

  跟不同的世界接触时得到的体验,会给管理者带来qiáng烈的刺激。它就像一阵 清慡的风,chuī过平静的心,chuī落蒙在眼上的翳障。它将让滞停已久的时间,起死回生。同样的一个钟头、一个日子,将因此而灿烂辉煌,充满信心与充 实感。曾经受过挫折的人,不灰心,不沮丧,置身于另一个新天地,在那儿一切从头开始,最后,终于获得成功。像这种事情,在现实社会中经常发生。 他为什么能够在新天地里成功发达呢?不只是靠意志和决心。在新天地里,旧时间流走,新时间开始。新时间使他复生、改变,进而引导他迈向成功。 像这样,出现在新的场所,跟人做新的接触,品尝新的体验等,都能够扩张时间、开发时间。

  第二点是团队jīng神。如果能够好好运用“团队jīng神”这种专门技术,管 理者所能活用的横的时间,便会飞跃性地扩张。

  第三点是运用现有的便利的机器、道具,让时间横向扩张。像电话、复 印机、电脑、传真机、VTR、照片、录放像机等等。这些工具可以缩短纵的时间(钟表计时),像利用电话,就可以很快地跟不同的世界或相隔很远的人 通话。如果用复印机,就可以让更多的人,同时阅读到拷贝的文件或信息,还可以做为开发横的时间的硬件设备。希望管理者都能善用这些工具。


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