19.保存旧软盘中的资料，不断使用新软盘 和录像带一样，文书处理机的软盘可反复使用，因此一张软盘往往被使用好几次。且大家都认为，再买新的软盘是一种无谓的làng费。输入资料要花 费相当的功夫，如果将其时间成本列入考虑，则长久不用的资料有朝一日也会派上用场，如将其消除反而是一种làng费，所以要在一张软盘中存入有关的 资料，至于新的资料，就毫不吝惜地输入新的软盘中。
20.活页式手册既能插换页数又能缩短找寻资料的时间 不论到哪里，随身携带一本活页式手册。在下班回家的车上或就寝之前，突然想到第二天应该继续进行哪些工作，就马上记在手册上。而且活页式手 册可随时增加页数，不要的页数也可任意抽出作废。
21.备忘录上要标明“主题”、“日期”、“出处” 在看书或看电视时，一旦看到想记下的文句，可立刻提笔在 B5 的活页纸上，记下备忘录。备忘录是分项写下来的，以一页一个项目为原则，至少标 明“主题”“日期”、“出处”。如果备忘录上标明主题与日期，事后重读时，即使记得不太完整，但只要回想一下当时的状况，就可以清楚地了解其 内容，而出处则需要详细调查，可供参考之用。备忘录上如果标明这三项，则资料就会越来越有份量。
22.在“单纯作业”时间，利用耳机充实自己 在“单纯作业”时间里，最适合利用耳机来充实自己。工作中有复印之类的单纯作业，在复印时间内，可趁机学习语言或准备某项考试，因此可随 身携带小型录音机。经由耳朵的刺激，更可提高学习的成效，当然复印的工作也可以不受妨碍地顺利进行。在办公时间就比较不适合了，但在离开座位 去做某种单纯作业时，推广这个一举两得的点子是科学的统筹方法。
学会整理信息1.邮件在登记以后，再保存一段时间 办公室每天都会收到相当多的邮件。如果在收到后不立刻处理的话，将变得混乱不堪，以致无法收拾。为了处理好邮件，应采取这样的方法：首先，把收到的邮件、明信片等，都盖上当天的日期。对于收到的邮件，应尽早地 过目。不过，有时碰到急事，或到外地出差时，就无法在当天过目邮件。如此一搁置就是好几天，很难判断邮件寄达的日期，甚至迟迟不会回信。为了 避免这一点，邮件一寄达，就盖上当天的日期。盖上日期的印戳位置，应选择寄信人姓名及住址的左上端。如此处理后，不管寄件人的姓名、住址书写 于信纸表面或背面，反正年月日都盖在旁边。这样，就可以一目了然，对以后的分类很有帮助。再下来就是看过的邮件处理方法。办公室有一个“人事 录”的档案，里面记载着有关人事的信息。例如，搬家的通知、婚礼的通知、诞生和死亡等资料。反正，收到这些有“变化”的邮件，就一律把信息转记 于“人事录”里面。如此，吸收了必要的信息之后，这些邮件就如同废物。
不过，你并不立刻把它们扔掉，仍旧保管一段时间。因为一旦扔掉原来的资 料，遇到转记错误，或者误认事实时，就无法证实。在处理邮件时，不管是在家里或者办公室，都在脚旁放置一个垃圾筒，把不必要的东西扔进去。
2.电话的使用法 以办公室来说，每天都会接到大量的电话。打电话来的人，其目的不一。
有重要的急事，也有售货店打来的推销电话，更有不关痛痒的“打哈哈”电 话。电话最叫人感到不便的是亲自去接电话，否则，根本就不知道对方的用意。如果说每一个打来的电话，都要一一接听的话，则大半天用于听电话可 能还嫌不够呢！同时，对方来电找某个指定的人物时，碰到该人物正在接听其它电话，或者会客时，只要接电话的人答以“他正在讲话中”或者“他正 在开会”，打电话的人肯定会说“那么，我会再打来？？”而且，一旦挂断电话，谁也不敢保证他是否会再度打来。这样的话，将无法跟有急事待办的 对方联络上，甚至错失机会。这样，在办公室里，不管是“谁”打来的电话，秘书都会答以“请你稍等”，然后，再把留言条递给你。事先，就跟秘书决 定好处理电话的记号。例如你在秘书递过来的留言条上写“W”的话，那就意味着“请对方稍等一下”，写“T5”的话，则表示“5 分钟，管理者会打电 话给对方”。如此，虽然在接待客人，或者正在打电话，仍然可以迅速准确地应付各种电话。
3.备忘字条必须写下基本要素 对管理者来说，电话是最重要的通讯手段。不过话又说回来，如果使用方法不当，那么在时间或者效率方面，都会受到损失。因此，应自制“电话 处理窍门”，以便能迅速地处理电话业务。如接到电话时的备忘字条，一律采取统一的书写方式。新闻用语有所谓的“5W”，规定办公室的人员也使用“5W”的书写方式。即“何时”、“何人”、“何事”、“何地”、“如何 处理”五个部分。备忘字条如果包含这些要素，只要看过备忘字条就可以处理，自然可以节省很多时间。
4.内容比较杂乱的电话，可按不同的目的书写在不同的备忘纸上 如果对方打来的电话包含很多目的，那就一面听电话，一面把目的分别书写在不同的备忘纸上。即使是接打给自己的电话，也最好把内容记载于备 忘纸上，如此才不至于弄错，看起来一清二楚。例如，业务单位一打电话来，往往会涉及法律、税务，以及国际等问题。遇到这种情形，如果又杂又长的 全写在同一张备忘纸上，隔不久之后再看，可能就会费力，以致不得不重新写在别的字条上。这样就多费时间，也不利于提高效率。因此，遇到这种情 形，你都应一面听取对方的话，一面根据不同的目的，分别书写在不同的纸上。这样做的话，整理起来很容易，而且也能避免错误。
5.打电话时如果接电话者不在，最好也把目的说出来 给某人打电话时，遇到对方不在，一般人总是会说“那么，我以后再打来”。或者“请他回电话给我好吗？”接着就把电话挂断。但是你不应采取 这种方式。即使接电话的人不在，也应把目的告诉接电话的人，因为等着跟对方亲自jiāo谈的做法，实在是效率很低的一件事情。就算旁人替你接电话， 对他说“请再打电话来？？”，如果他打来电话的时候，碰巧你又不在，那岂不是又làng费很多的时间？如果对接电话者说出要点，他就会把“话”带给 对方。甚至接电话者就能直接解决你的问题。对管理者来说，除非必要保密的范围，否则，不一定要等到某人来接电话时才说出目的。为了减少不必要 的麻烦以及节省时间，不妨把“目的”告诉接电话的人。
6.请对方在指定时间内打来重要电话 为了有效地利用电话，不妨请对方在指定的时间内回电话。有些人不会在电话里把目的完全表达时，往往会说：“以后，我再打电话给你。”遇到 这种情况，一定会毫不放心地问他“我何时接到你的电话呢？”因为有很多人口口声声地说“以后再打电话给你？？”然而，却是huáng鹤一去不复返了。 有些人虽然不会食言，仍然会打电话来，但是，往往得等上一二个星期，实在叫人gān着急。如果，一开始就请对方决定打电话的时间，他就不好意思食 言，一定会按时打来，你当然也不必心急，更不必为了等对方的电话，而呆在家里不敢出门。为了提高工作效率，不妨活用这种“指定时间”。