经营管理方略_[美]戴尔·卡耐基【完结】(130)

2019-03-10  作者|标签:[美]戴尔·卡耐基

  一般地不可能每一个管理者都拥有秘书,只要把工作分为两大类,即可 jiāo给部属、同事、甚至家人,由他们帮你。像剪报、剪杂志的工作,只要你告诉委托者重点,连孩子们也能够做得很好。所以,你不妨请别人多帮忙, 你自己则专门负责重要的工作。

  5.工作前的准备工作最好与工作内容有关 为了使一天的工作顺利开展,事前的准备工作是不可缺少的。有一些管理者在着手工作以前,必须抽一支烟,或者看看报纸。或许,这也算是一种 准备工作吧!不过,与其做一些跟工作无关的准备工作,不如做一些与工作内容息息相关的事。为了在有限时间内顺利地进行工作,最好能很快地制造 融洽的工作气氛。例如,在会议上必须报告的话,那就先看看那些会议大纲以及内容。虽然只匆匆看了一遍,但是,比起开会时才照本宣科的做法,其 效率有天壤之别。有时,由于要做的事情实在太多,叫人眼花缭乱,不知从何处着手才好。遇到这种情形,不妨把每一项工作都写在纸条上,如此才能 胸有成竹。

  6.必须最先解决需要对方答复的文件 每天早晨上班时,管理者都应先做以下的一些事情:第一件事情,就是察看是否有等待对方答复的文件。如果有的话,必须尽快跟对方联络。对管 理者来说,时间一向是分秒必争的。凡事要迅速地在早晨联络,以便当天内就可获得答复。但如果稍微延误,到中午才跟对方联络,往往必须等到翌日, 方能得到答复。仅仅延误了两三个小时,却使整件事情慢了一天才能获得解决。为了防止这种事情发生,必须一早就跟对方联络。另外一种做法,是指 示部属替你完成某件工作。如果忘记了这方面的指示,而着手你自己的事,当你察觉到时,部属可能在进行一些次要或不必要的工作,这也是一项很大 的失误。一上班就得仔细地指示部属,对他们面授机宜。这样,先决定好委托他人做的事,然后再着手自己工作的话,就可以达到活用时间的目的。为了妥善而巧妙地活用时间,就必须建立起健全的组织,这样,即使你不在办 公室,工作也能够很顺利地进行。

  7.拜托他人做事时,必须说明做法及意图 以目前的各种公司来说,老一辈的主管往往会突然地对部属说“你给我做某某事吧!”就只有这一句话,没有前后的说明,叫人摸不着头脑。因为 上司没有对部属传达他的意图,难怪错误丛生,并且导致叫人不满意的后果。

  每逢你拜托他人做事时,都要不厌其烦地告诉对方做法,以及你的意图。例 如拜托秘书去订机票时,你绝对不能这样说“请你订一张某月某日几点几分飞往上海的机票。”而应该这样说:“我想在某月某日的几点几分抵达上海 的某饭店,请你帮我订一张机票”。如果你使用前面那种说法,碰到没有座位的话,秘书就不会为你订机票,他的理由是“那班客机已经没有座位了”; 如果采用后面的说法,把你的意图传达给对方的话,就算没有最合适的班机,他也会为你订前一班客机的票。他能够采取弹性的处置方法。委托他人做事 时,必须把你的意图及目的都说出来,方能在毫无错误之下,很有效率地完 成任务。

  8.很快听到工作报告 最近,不仅“等待指示的人”很多,甚至“等待催促的人”也不在少数。

  当你苦等委托之事的结果时,对方却迟迟拿不出报告,等到催促他时,他才 悻悻地回答:“啊!我忘记了??”或者“我以为那一件事并不急呢??”

  真叫人哭笑不得。关于这件事,忽略报告的人固然不对。但是,指示的人也 有jiāo代不清之嫌。

  为了防止这种“jiāo错”,欲尽早获知结果,必须一开始就说得一清二楚。 只要做到这点,每逢工作完成时,部属就会拿出报告,你也不至于感到坐立不安。这虽然是微不足道的小事,但是,只要向对方再三叮咛,就可避免时 间的损失,并且也能够提高工作效率。

  9.集中jīng力做的事在上午进行,下午则用在会客方面 一般来说,管理者在经过充足睡眠后的早晨,头脑的运转是比较快的。

  正因为如此,凡是依靠脑力的工作,你都把它放在上午进行,就连那些必须 凭对方反应而下决定的工作,也尽量在上午做完。因为到了下午脑力运转迟钝,往往想不出最上乘的策略,所以,都应把会客的时间安排在下午进行。 会客不同于办公室的工作,经过了一个上午耗费脑力的工作之后,头部会感到适度的疲劳,这时改为会客的话,反而能够使紧绷的神经获得松弛,可说 是一种很理想的调剂。

  怎样工作更省时1.牢记女职员的生日 整体工作能不能顺利进行,关键多在于女性职员,似乎每家公司都是如此。即使复印一张文件,小姐们肯不肯尽心帮忙,都会影响到工作效率与工 作成果,因此很多人对女性职员都特别用心。为此,最好的方法是记住小姐们的生日,在当天送她们一张生日卡。以小小一张卡片,向她们表示感谢, 就算她们平日对你有什么不满,也会一笔勾销。

  2.多关心女职员并托以重任 以相当的敬意与关心来对待共事的女职员是必要的。除了送生日卡之外,在她们加班工作十分疲劳之际,你可以适时地予以嘉勉慰问,或是与她们谈谈私人的烦恼,给予一点建议与帮助。 平日这样对待女职员,在意想不到的时刻就会得到对方大力相助,比如说临时有急事,对方会主动承担下来,很快就完成工作。无论如何,只要获 得女性职员的支持,万事都会有所依靠。

  3.给领导做工作汇报时,要先打好腹稿 在对人传达要事时,若不先整理出条理,就冒然开口,往往都不得要领。

  尤其是对领导做工作汇报,说话结结巴巴,不只làng费时间,更会令领导感到 不耐烦,而影响到对自己工作能力的评价。不只是对自己的同事,连对自己家人也是一样,都要“先想好要说的话,才把人叫过来。”而且开口时,要 先从结论说起,这样,对方就会知道谈话重点,不但不会làng费时间,也不会 发生误会。

  4.将好的工作程序记入工作手册 在做一件工作时,往往必须多方摸索尝试。不过,在尝试的过程中,即使发现新的方法,一旦完成这件工作,有时也会忘了这个妙法,因此所造成 的时间làng费无法估计。所以,在你所在的单位中,如果有人发现效率良好的工作方法,都要记入“工作手册”中,这样这个工作经验就不再为发现者所 独有,任何人只要照章行事,一定可以顺利无误地完成工作。

  5.“实用工作手册”来自以往的工作经验 不管做得多么完整,“工作手册”也会有所遗漏。一种文件写法虽然已考虑到种种情况,但为了应付特别的情况,就必须采取相应的做法。因此明 知不够完整,还是编制工作手册,将其当成“试金石”。一旦工作上发生困扰的问题,就立刻追加、修正工作手册的内容。这样日积月累就能完成一本“实用工作手册”,发生任何情况都能从中找到最有效率的解决方法。


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